2021.07.29

野田 真希

Salesforce標準の承認プロセス機能で稟議を作ってみた

WRITER

野田 真希

株式会社PLAN-B システム開発本部 PMOチーム

PLAN-Bに2013年中途入社。受託案件や、広告系の複数の自社プロダクト開発に携わった。全社的な情報システムの管理や基幹システムの導入を主導し、運用面でのサポートも行っている。全社的なネットワークや情報セキュリティの強化を行うべく全社員への啓蒙を行う。

目次
    1. 上長への申請は1つ上の階層にしかできない
    2. 特定の条件で承認者が変わる場合はテクニックが必要
    3. まとめ

PLAN-Bでは、今年から社内の業務システムとして、SalesforceのSalesCloudを導入しました。

Salesforceといえば、営業の顧客管理や営業活動を支援するシステムですが、 弊社ではそれに加えて、売上・費用の計上、請求書・見積書の発行・送付などもSalesforceで行っています。

その中でも業務システムを導入する際に必要となるのが稟議フローの構築です。 弊社では、標準の承認プロセス機能のみ(Apexを使わない)で、 自社の稟議フローを作成しました。

この記事では、実際に構築した稟議を参考に、標準の承認プロセス機能での注意点を紹介します。

上長への申請は1つ上の階層にしかできない

稟議で一番あるパターンは、上長に申請をして、承認してもらうというケースです。

それが複数あるというケースもよくあります。
(例)一般社員 -> 課長 -> 部長が最終決裁

上長に申請をしていくパターンは、ユーザー情報の「マネージャ」という項目を使えば可能です。 ただし、その場合は必ずひとつ上の上長にしか申請ができません。

ひとつ上の上長にしか申請ができない

例えば、一般社員 -> 課長 -> 部長 -> 本部長という階層があったとして、 一般社員・課長は申請をすると部長 -> 本部長ということは一般的にはできません。ちなみに弊社でも、上記のような一つ飛ばしの稟議フローはありましたが、Salesforceの導入を機に全て直接の上長に申請するようにフローを変えました。

特定の条件で承認者が変わる場合はテクニックが必要

弊社の見積決裁の特長として、商品の取り扱い部署が分かれていて、複数の商品の見積を行うときは、その商品を取り扱っている部署の責任者に全て決裁を得ないといけないというフローがあります。(商品の種類自体は多くありません)

これを実現しようとためにまず考えたのが、下記のように全ユーザに対して、商品毎の決裁者を入力するカスタム項目を用意することでした。

商品毎の決裁者を入力するカスタム項目を追加するケース

ただし、これは商品が増えるごとにカスタム項目を追加して、全ユーザに設定をしなければならず、非常に運用コストがかかるということで却下となりました。

代替案として採用したのが、以下の方法です。

  1. 見積明細の各商品の積み上げ集計用のカスタム項目を用意する
  2. 承認プロセスにて、1で作成した項目が1以上の場合にステップに入る承認ステップを作成する

図にすると以下のようになります。

商品が増えたとしても、承認プロセスを変更するだけケース

このようにすることで、商品が増えたとしても、承認プロセスを変更するだけで済みます。

まとめ

いかがでしょうか。弊社では最終的に30ほどの稟議を標準の承認プロセス機能のみで作成しました。実際は標準の承認プロセス機能では実現できない稟議もありましたが、その時は関係部署と相談をして、稟議フロー自体をSalesforceの承認プロセスで実現できるように変更しました。

Apexを使えば、より複雑な稟議フローを作ることは可能でしたが、そうなるとエンジニア以外のメンバーが承認プロセスを改修することが不可能になります。

そういったメンテナンス性を上げるためにも、今回は標準の承認プロセス機能のみで稟議を実現しました。

現在Salesforceで稟議フローを導入しようとしている方々も、まずは自社の稟議フローをSalesforceの承認プロセスで実現できるように変えることができないかを検討してみてはどうでしょうか。