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2019.06.07

五十嵐 和希

MARKETING

タスク管理やスケジューリングに悩んでいたら、プロジェクト管理ツールを導入しよう。おすすめ5つご紹介!

WRITER

五十嵐 和希

株式会社PLAN-B システム開発本部 PDMチーム プロダクトオーナー

2013年中途採用でPLAN-Bに入社。東日本エリアの営業マネージャーを経て、2017年にビジネス開発ユニットを立ち上げ、オウンドメディア運用と事業開発を行う。その後、2018年よりJuicer事業部へ異動。自社開発DMP「Juicer」の販売戦略を中心としたマーケティング活動に従事。現在はPDMチームにてプロダクトオーナーとして新規事業の立ち上げを行っている。

目次
    1. プロジェクト管理ツールとは
      1. プロジェクト管理ツールを使うメリット
    2. プロジェクト管理ツール、主な3つの性能
      1. 進歩管理
      2. 情報共有
      3. 集計・分析
    3. おすすめのプロジェクト管理ツール5選
      1. プロジェクト管理ツールの選び方
        1. 1.インストールする必要があるか
        2. 2.どんな機能が使えるのか
        3. 3.費用や言語
      2. おすすめのプロジェクト管理ツール5選
        1. AppSuite
        2. kintone
        3. InnoPM
        4. TimeCrowd
        5. Trello
    4. まとめ

仕事をしていると、複数の案件を並列してこなす必要がありますよね。

納期が全て同じであれば分かりやすいですが、そんなことはほとんどありません。
重要度もバラバラなので、うまく計画を立てなければすぐにリソース不足になってしまいます。

  • 案件が多すぎて、優先順位がつけられない…
  • いつも納期が守れない…
  • 気がつけば、締め切りが近いタスクが出てくることがよくある…
  • もっと効率よく仕事をしたい…

こんな悩みを抱えたことはありませんか。

チームを組んで仕事をする時はもちろん、在宅勤務、リモートワーク、フリーランスといった1人で複数の仕事をこなすときなどで陥る一番の悩みが「効果的なタスク管理」なのではないでしょうか。

どうやってタスクを管理すべきか…こう考えているうちに、どんどん新しいタスクは増えていきます。もっと頭が混乱してしまったり、もういいや、なんて諦め状態になっているかもしれません。

そんな時は、はじめから仕事の管理を目的に作られた、「プロジェクト管理ツール」の導入を検討してみてください。

プロジェクト管理ツールとは

「プロジェクト管理ツール」と一口に言っても、スケジュールや進捗管理、タスク管理だけに絞ったものから、リスク管理ができるものや、プロジェクトにおける成果物を保存できるツールまで様々な機能があります。

その目的は、「システムで一元管理することにより、プロジェクトを可視化する」ことです。

プロジェクト管理ツール

複数の仕事を並行して行なっていたり、5人〜のメンバーで作業しているとよくありがちなのが、「いま自分が何をしているのか」「どこまで・どの仕事が進められているのか」見失ってしまうこと。

混乱することで「抜け」や「もれ」が生まれやすくなり、それを防ぐために一度わかるところまで戻ってやり直す作業は、さらに非効率的でしょう。

「プロジェクト管理ツール」はその機能により、

  • 何を誰がやるべきか
  • いまどこまで進んでいるのか
  • つまづいている部分は何か

などを、視覚的なグラフやスムーズな情報共有により、分かりやすく整理してみせます。これにより、仕事中に生じる様々な変更や雑多な情報で人々が混乱することを、防げるでしょう。

プロジェクト管理ツールを使うメリット

「タスクは、手帳に記録していけばいいのでは?」という声も上がりそうですし、実際にやってらっしゃる方もいるかもしれません。しかし、こんな使いにくさを感じたことがありませんか?

  • TODOリストとスケジュールを記入するページが別々で一元管理できない
  • 優先度合いがわからない。色を変えるにも、いちいちペンを持ち替えて書くのが面倒
  • タスクが多いと、ぱっと見でごちゃごちゃして理解できない
  • 急にスケジュールが変更になったら、斜線を入れたり消したり、汚くなる
  • 個人の手帳内での管理になるため、メンバーの作業状況が必要なチームでのタスク管理には使えない

こうした“使いにくさ”は、プロジェクト管理ツールによって無くなります。プロジェクト管理を導入するメリットは以下の通りです。

  • タスクの順序や優先度合を設定したスケジュール管理ができる
  • 進行具合を「ガントチャート」など、視覚的に分かりやすくグラフ化できる
  • 情報の書き換えが簡単
  • 他人との情報共有がスムーズにできる

プロジェクト管理ツール、主な3つの性能

プロジェクト管理ツールの3つの主な機能

進歩管理

効率よく作業を進めるために最も重要なのが、進歩管理です。

すべてのタスク情報をひと目で確認できる「ガントチャート機能」。メンバーの誰がどんな仕事をしているか、リアルタイムで把握できる「タスク管理機能」など。

進歩管理によって、プロジェクトのタイムマネジメントが楽になります。

情報共有

メンバー同士のメッセージのやり取りやデータ共有など、プロジェクトを進行する際に必要なコミュニケーションを円滑に回すために、情報共有は欠かせません。

「掲示板」や「フォーラム」は、時間と場所を必要とせずにメンバーとディスカッションが可能です。ファイルの保存や共有機能は、あらゆる種類のファイルを扱えることで、幅広く情報交換をすることができます。

集計・分析

メンバーが入力した複数のデータを自動で集計・分析し、グラフや報告書を作成するといった機能です。自動化により、大量のデータを確実に処理できるため、人の手を介したときに生じやすいミスの削減や時間、コストの削減になります。

おすすめのプロジェクト管理ツール5選

プロジェクト管理ツールの選び方

1.インストールする必要があるか

ツールはインストール型とクラウド型があります。管理データを自分のパソコンなどを使って保存するか、クラウドで保存するかの違いです。

インストール型の利点は、セキュリティの面やインターネットに通じていなくても動かせる、という点で優れています。ただし他人との情報のやり取りは難しくなるでしょう。

クラウド型の利点は、情報共有がしやすいこと。いちいちファイルを開くためにアプリケーションを変える必要もなく、手間がかかりません。ただし、インターネットに繋げられない環境だと、利用することができないのが難点です。

2.どんな機能が使えるのか

先ほど、プロジェクト管理ツールの主な3つの機能であげたものは、基本的にどのツールも備わっているでしょう。しかし特徴や長所が異なり、自分が欲する機能に応じて選ぶことが大切です。

例えば、タスクが多いため書き込める場所が多いツールが良かったり、確実に質を上げるため、コミュニケーションに特化しているツールが良い場合など。

見合った特徴や長所をもつツールを選ぶためには、ツール自体がどんな機能が使えるかをチェックすることはもちろん、「このプロジェクトに必要なのはどんなことなのか」を考えておく必要がありますね。

3.費用や言語

あらゆるアプリと同じように、プロジェクト管理ツールも無料版と有料版があります。

無料版は機能が制限されており、有料版は全ての機能が使えます。
同時に使用できる人数によって、料金プランが異なっていることもあります。複数でプロジェクト管理ツールを使用したいという場合は、注意してください。

言語に関してですが、海外製のアプリも、いまや性能の良い翻訳機能により使えるようになってきました。

しかし複数人が関わってくるプロジェクト管理では、ある人は英語が得意でも、全く英語が苦手だったり、心理的なストレスを抱えてしまう人がいるかもしれません。

そもそも、プロジェクト管理ツールは、確実にプロジェクトを達成するために導入するので、リスクはなるべく除いておきたいもの。

まず初めて選ぶときは、日本語のアプリをお勧めします。

もしも英語に抵抗がなく、自分にぴったりなアプリが海外製、ということでしたら、ぜひそちらのアプリを利用してみてください。

おすすめのプロジェクト管理ツール5選

それでは、紹介していきます。

AppSuite

紙・メール・Excelで行われていた従来の業務を、たったの4ステップで簡単にシステム化できる、業務アプリ作成ツールです。

「AppSuiteアプリライブラリ」の中から、作業日報、在庫管理、案件管理など、業務や運用にあわせてテンプレートを選び、使用できます。

特別なITの知識を用いずに「あったらいいな」と思った機能を選んで、カスタマイズしながら使えることがポイントです。

kintone

株式会社サイボウズのクラウドサービスです。
開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを、かんたんに作成できるのが特徴です。

進捗・タスク管理などのアプリを、ドラッグ&ドロップで必要なぶん追加し、チームで共有することができます。無料で公開されているプラグインを活用すれば、ガントチャートなども作成することができます。

100種類以上の豊富な外部連携サービスがあり、使い方次第で可能性は無限大。
現場の作業効率が上がる!と、1万社以上の評価実績があります。

InnoPM

工数管理に特化した、クラウド型の管理ツールです。
年間契約で月額3,000円から使えます。

主な機能は

  • ガントチャート
  • 工数管理
  • レポート
  • データ取込/データ出力

一般的なプロジェクト管理ツールの付加機能にも、工数管理はあります。
しかし、InnoPMは完全に工数管理に特化しており、どのようなプロジェクトの工数管理にも対応できるのが強みです。プロジェクト/タスクごとに工数登録をすることは、単なる勤怠管理を超えた詳細なデータの記録を可能にします。

TimeCrowd

活動時間と活動内容を3ステップで可視化できる、時間管理ツールです。

「記録して見える」に特化しており、記録はスタートボタンとストップボタンをクリックするだけ。ブラウザ、Chrome拡張機能、アプリからいつでも使えるので続けやすそう。

詳細なレポートは自動で出力され、記録されたデータはまとめて閲覧することができます。

リアルタイムで、メンバーが活動している状態をチームで共有できます。
誰が何をしているかわからない状態がなくなるため、追加指示やフォローアップもしやすくなるでしょう。
ChatWorkやSlackと連携しており、すでにこうしたツールを利用している場合、情報共有がしやすそうです。

Trello

視覚的、感覚的にプロジェクトを管理できる、かんばん形式のアプリケーションです。

ボードを作成し、カード化したタスクを付箋のように貼ったりはがしたりして使います。
カードにはリンクや画像、動画などの資料を添付することもできます。

各カードには担当するユーザーを表示したり、色ラベルをつけることで、優先順位をわかりやすくするなど、工夫することができます。

カードを動かすたびにクラウドで同期され、複数人の作業をリアルタイムに、ひと目で確認することができます。リモートワークの組織には特におすすめです。

全ての機能が「無料」で使える、という点も嬉しいところ。

まとめ

たくさんの仕事を平行して進めていかなければいけない場合、プロジェクトの「可視化」はとっても必要です。自分がいま、どのくらい仕事を抱えているか、何をやらなくてはいけないかを把握しながら動かなければ、気づいたら納期が来てしまったり、効率よく業務を進めていくことができません。

プロジェクト管理ツールはそんな業務の滞りを解消し、あなたの作業をスピーディーにしてくれます。もしも作業の進み具合に困っていたら、ぜひ導入してみてください。